Blog
E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir? GİB Portalında Adım Adım
Ben Emre Şahin; EPAZABU’da yazılım biriminin sorumlusuyum. Müşterilerimizin sorduğu “e-arşiv fatura nasıl kesilir?” sorusuna iki cevabım var: az siparişiniz varsa GİB’in ücretsiz portalından elle, çok siparişiniz varsa sitenize bağlı bir entegratörle otomatik. Bu yazıda önce portal adımlarını, sonra otomatik kurulumu anlatıyorum.
Bu makaleyi yapay zekâya sorun
Bir asistan seçin; telefonda uygulaması açılır, bu yazının adresi otomatik eklenir ve yazı hakkında daha fazla bilgi istenir.
Telefonda ilgili uygulama açılır ve soru otomatik gelir. Gelmezse soru panonuza kopyalanmış olur; yazı alanına yapıştırmanız yeterli.Kısa cevap: GİB e-Arşiv Portal’a GİB kullanıcı kodu ve şifrenizle girin, Belge İşlemleri menüsünden fatura oluşturun, alıcı ve ürün bilgilerini doldurup taslağı kaydedin, ardından düzenlenen belgeler ekranında faturayı seçip telefonunuza gelen SMS koduyla onaylayın. Onaylanan faturayı PDF olarak müşteriye e-posta ile gönderin.
E-arşiv fatura nasıl kesilir: başlamadan önce
- GİB kullanıcı bilgileri: Kullanıcı kodu ve şifre; İnternet Vergi Dairesi’nden veya vergi dairenizden alınır.
- Kayıtlı cep telefonu: Faturayı onaylamak için SMS kodu bu numaraya gelir.
- Alıcı bilgisi: Ad soyad veya unvan, TCKN ya da VKN ve adres.
- Doğru KDV oranı: Ürün veya hizmetinize uygulanan oranı mali müşavirinizle netleştirin.
Önce alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığına bakın: kayıtlıysa ona e-arşiv değil e-Fatura kesilir. Farkı e-arşiv fatura nedir yazımızda tablo halinde anlattık.
GİB portalında e-arşiv fatura nasıl kesilir? 6 adım
- Giriş: e-Arşiv Portal sayfasına kullanıcı kodu ve şifrenizle girin.
- Fatura oluştur: Belge İşlemleri menüsünden fatura oluşturma ekranını açın; fatura tipini (Satış, İade, Tevkifat, İstisna vb.) seçin.
- Alıcı bilgileri: TCKN veya VKN girin; sistem kayıtlı bilgileri getirebilir. Adres ve e-posta alanlarını doldurun.
- Mal ve hizmet satırları: Ürün adı, miktar, birim, birim fiyat, varsa iskonto ve KDV oranını girin; toplamları kontrol edin.
- Kaydet ve onayla: Faturayı taslak olarak kaydedin, düzenlenen belgeler listesinden seçip onaylayın; telefonunuza gelen SMS kodunu girin.
- Gönderin: Onaylı faturayı PDF olarak indirip müşteriye e-posta ile iletin.
Onaylanmadan bırakılan taslak fatura düzenlenmiş sayılmaz. Bu, portalda en sık gördüğüm hatadır: taslak kalır, müşteriye gitmez, kayıtlarda da görünmez.
Faturayı elle kesmeyi bırakın. EPAZABU’da ekibimizle sitenizi ve pazaryeri hesaplarınızı e-arşiv fatura entegratörüne bağlıyoruz; sipariş tamamlanınca fatura kendiliğinden kesilir. Ücretsiz ön görüşmede altyapınıza bakalım.
E-ticaret sitesinde e-arşiv fatura nasıl kesilir?
Günde birkaç siparişin üstüne çıktığınızda portalda elle fatura kesmek hem zaman kaybı hem hata kaynağıdır. Burada sorulacak soru şu: bu yazılım hangi işi kolaylaştıracak? Cevap net; siparişle faturayı birbirine bağlayacak. Otomatik kurulum şöyle çalışır:
- GİB’in izin verdiği bir özel entegratörle anlaşırsınız.
- Entegratörün WooCommerce, Shopify veya ikas eklentisi ya da API’si sitenize bağlanır.
- Sipariş “tamamlandı” durumuna geçince fatura otomatik oluşur; internet satışı bilgileri (site adresi, ödeme şekli, kargo firması, gönderim tarihi) siparişten gelir.
- Fatura müşteriye e-postayla gider, sipariş ekranına da eklenir.
Pazaryeri siparişleri de aynı entegratör üzerinden faturalandırılabilir. Kurulumu yazılım ekibimiz özel yazılım ve entegrasyon hizmetimiz kapsamında yapıyor; birden fazla sistemi birbirine bağlamak gerekirse n8n gibi otomasyon araçları da işe yarar.
Yanlış kesilen e-arşiv fatura iptal edilebilir mi?
Evet. Portalda düzenlenen belgeler ekranından iptal talebi oluşturulur. Ancak iptalin sınırları ve süreleri mevzuatla belirlenir; satıcı tarafında tutarlı olmak için iptal edilen faturanın yerine doğru faturayı aynı gün kesin ve iptal nedenini kayıt altına alın. İade süreçlerinde iade faturası mı, iptal mi kullanılacağına mali müşavirinizle birlikte karar verin.
Sık yapılan hatalar
- Taslağı onaylamayı unutmak.
- e-Fatura mükellefi firmaya e-arşiv fatura kesmek.
- KDV dahil fiyatı KDV hariç gibi girip tutarı şişirmek.
- Teslimden itibaren 7 günlük fatura düzenleme süresini aşmak.
Faturanın muhasebeye nasıl yansıdığını e-ticaret muhasebesi yazımızda anlattık.
Not: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve 2026 Kasım itibarıyla yürürlükteki düzenlemelere göre hazırlanmıştır. Vergi kuralları tebliğlerle sık değişir; kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.
Kaynaklar ve ileri okuma
Sipariş gelsin, fatura kendiliğinden kesilsin
Sitenizi, pazaryerlerinizi ve faturanızı tek akışta birleştirelim; elle iş ve hata payı kalmasın.
E-arşiv fatura nasıl kesilir: sıkça sorulan sorular
E-arşiv fatura kesmek ücretli mi?
GİB e-Arşiv Portal ücretsizdir. Özel entegratörler ise kontör veya yıllık paket üzerinden ücretlendirir; fiyat fatura hacminize göre değişir.
TCKN bilinmeyen müşteriye e-arşiv fatura nasıl kesilir?
Uygulamada son tüketicinin TCKN bilgisi bilinmiyorsa 11111111111 kullanılmaktadır. Yine de mümkünse doğru bilgiyi alın ve uygulamayı mali müşavirinizle teyit edin.
E-arşiv faturayı müşteriye göndermek zorunlu mu?
Fatura alıcıya iletilmelidir. Genellikle e-posta ile gönderilir; müşteri isterse kâğıt çıktısı verilebilir.
Portal mı entegratör mü seçmeliyim?
Ayda birkaç düzine faturanın altındaysanız portal yeterlidir. Sitenizden veya pazaryerinden düzenli sipariş alıyorsanız entegratörle otomatik faturalandırma zaman ve hata tasarrufu sağlar.
Bu yazıyı yapay zekâya sorun
Yazı hakkında daha fazla bilgi mi istiyorsunuz? Asistanınızı seçin; yazının adresi soruyla birlikte otomatik gönderilir.
